Kommunikation

Kommunikation ist seit je her eine der wichtigsten Mittel um Informationen mit anderen auszutauschen. Moderne Kommunikationsmedien des 21. Jahrhunderts basieren schwerpunktmäßig auf Informationstechnologie (IT), ohne die keine Branche mehr auskommt.

Dort wo Unternehmen erfolgreich am Markt agieren werden innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette ausschließlich die elektronischen Formen der Kommunikation gewinnbringend eingesetzt. Ohne diese Kommunikation oder Verständigung funktionieren heutige Vorgänge in unserem Alltag nicht mehr, gerade aber auch in der modernen elektronischen Arbeitswelt.

Die Kommunikation ist der gemeinsame Austausch von Informationen mit anderen. Die Wissenschaft nennt dies auch eine Sozialhandlung von Menschen oder Lebewesen generell. Angefangen von dem Bezug der Waren durch Lieferanten, über die interne Verarbeitung im Unternehmen, bis hin zum Verkauf und Service bei Konsumenten und Geschäftspartnern gibt es eine Vielzahl verschiedener Möglichkeiten.

Mit anderen Worten: E-Mail, E-Procurement, E-Business, E-Commerce und Unified-Communication sind hier die Schlüsselbegriffe, die es mit modernen Konzepten und den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen gilt.

Die Ziele, warum und wie wir kommunizieren, sind sehr vielfältig. Jeder hat andere Vorlieben mit welchem System er sich verständigen möchte. Auch eine Umwandlung in ein anderes Kommunikationssystem ist im Regelfall problemlos möglich. Beispielsweise wenn Sie eine Webseite mit Text auf klassischem Wege ins Internet stellen und Blinde über ein Braille-Interface Ihre Informationen lesen können.

In diesem Teil unserer Beratungsbereiche soll der inhaltliche Sinn und der logische Kontext der Kommunikation, also was Sie übertragen wollen, nicht von Bedeutung sein. Hierzu stehen wir Ihnen selbstverständlich ebenfalls gerne zur Seite. 

Arten und Formen der Kommunikation

Grundsätzlich unterscheiden wir formal zwischen schriftlichen und mündlichen Daten in der Kommunikation.  Daten oder Informationen, die schriftlich ausgetauscht werden können beispielsweise sein:

• E-Mail, E-Fax, Alle Arten von Dateien/Files, …

Die mündlichen Formen könnten sein:

• Telefon, Mobile-Systeme, …

Lange Zeit sind diese beiden Formen auch strikt "nebeneinander" behandelt worden. Heute spricht man im Unternehmen generell von Unified-Communication (UC), also der vereinheitlichen ganzheitlichen Kommunikation. Es werden dabei gemeinsame Lösungen gesucht, wie beide Formen der Kommunikation auf effektive und sinnvolle Weise zu kombinieren sind. 

Bitte möglichst keinen Dialekt

Bei der Kommunikation sind allerdings einige Dinge zu beachten. Stellen Sie sich bitte vor, Sie sind ursprünglich aus dem hohen Norden der Republik und möchten im tiefsten Süden eine sehr detaillierte und komplexe Materie mit einem Geschäftspartner thematisieren. Ab einem gewissen Level, werden beide auf Hochdeutsch kommunizieren (müssen), um sich klar und deutlich gegenseitig zu verstehen.

In der IT ist es genauso. Was im oben beschriebenen Beispiel Hochdeutsch ist, ist in der IT die Art und Anwendung der Übertragung. Wie soll das anfangs genannte Braille-Interface Ihre Homepage korrekt interpretieren wenn dort die korrekte "Sprache" nicht vorhanden ist?

Mit jeder fehlerhaften Kommunikation, mit jedem umwandeln (vgl. in einen Dialekt) verlieren Sie Geld und ggf. einen wichtigen Kunden. Denn er wird Sie nicht verstehen. Die jeweilige formale Sprache und der Einsatz der Technologien müssen klar definiert, zueinander passen und auf Ihr Unternehmen sowie auch auf Ihre Kunden und Lieferanten abgestimmt sein.

Probleme bleiben oft unerkannt

Die Aufgabe der IT- und der Telekommunikationsysteme ist es, die elektronischen Daten oder Gespräche verlust- und fehlerfrei von dem einen an den anderen Gesprächspartner zu übertragen. Aber hier beginnen die Probleme, die meist kaum zu Tage treten.

Eine E-Mail eines potentiellen Interessenten kann beispielsweise innerhalb der Übertragungskette von Server zu Server verloren gehen und landet in einem „info“-Universalordner oder schlimmer noch im elektronischen Papierkorb. Davon bekommen Sie nichts mit. Wie auch. Wer kümmert sich um die unzähligen Logfiles in denen sich Hinweise finden würden, ob alles ok ist? Der Absender ist verärgert und kommt wohl nie wieder.

Synergien werden kaum unternehmensübergreifend durchgeführt

Eine andere Thematik sind fehlende Abstimmungen mit Lieferanten oder Kunden, wie diese denn gerne die Dokumente und Daten von Ihnen erhalten möchten.

Stellen Sie sich vor, Sie senden Ihrem Lieferant ein Fax für die Übersendung von Bestellungen oder dergleichen. Das haben Sie immer so gemacht und es war noch nie anders gewesen.

Dieser hat jedoch bereits seit langem einen E-Procurement Zugang im Internet für seine Kunden eingerichtet. Gehört haben Sie vom Verkäufer des Lieferanten von dieser Methode vielleicht schon, aber Ihre internen Abläufe lassen dies nicht zu. Es war einfach bislang kein Thema die Kommunikation unternehmensübergreifend auszuweiten.

Die Folgen werden sein, dass sich Bestellungen jedes Mal verzögern und Abläufe unnötig kompliziert werden. Dadurch entstehen vermeidbare Kosten.

Es lassen sich sicherlich viele weitere ähnliche Beispiele innerhalb Ihres Unternehmens finden, die allesamt Synergien mit Ihren Lieferanten oder Kunden hemmen oder im Keim ersticken. Und das darf nicht sein. Hier steckt eine Menge Optimierungspotential, das sich meist mit geringem Aufwand realisieren lässt.

Paperless-company – oder die Frage: Müssen wir alles drucken damit wir kommunizieren können?

Nicht mehr vernachlässigbar sind heute die Papierdruckosten oder Outputkosten vieler Unternehmen. Zwar sind die Kosten der Systeme, wenn Sie viel drucken, recht gering und die Steigerung der Qualität des Prints ist auch in den vergangenen Jahren durch intelligente Drucksysteme stetig erhöht worden, aber jedes Blatt Papier das vermeidbar ist, senkt Kosten und schon die Umwelt.

Auch hier ist die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens gefragt. Es gibt nicht selten die Fälle, in der ein Dokument am PC ausgedruckt wird, danach unterschrieben wird, per manuellem Fax dem Kunden zugesandt wird um danach in einem Archivordner im Keller zu verschwinden. Wozu? Auch hier gibt es Lösungen, oft sind diese trivial und problemlos realisierbar.

Natürlich gehören auch alle üblichen Arten von Kopien und Printmedien zu einem ganzheitlichen Konzept um die Druckkosten zu senken, jedoch stellen wir in dieser Betrachtung lediglich den kommunikativen Ansatz heraus.

Kommunizieren Sie künftig noch effektiver

Die vorangestellten beispielhaften Probleme und Prozesse, sind in Ihrem Unternehmen genauestens zu prüfen und es sind gemeinsame Lösungen zu erarbeiten wie Sie künftig besser, effektiver und günstiger Ihre Informationen an andere übermitteln können. Daher stellen wir Ihnen mögliche folgende Leistungen zur Verfügung:

• Analysieren der aktuellen Methoden und Formen Ihrer Kommunikation
• Anforderungen analysieren
• Fehler und Verzögerungen lokalisieren
• Probleme und Optimierungspotential ermitteln
• Synergien für Kunden und Lieferanten gemeinsam umsetzen
• Paperless-Company-Strategien erarbeiten
• ...
  

Die Kommunikation ist daher im ganzheitlichen Ansatz auf Ebene des Managements zu betrachten. MACONTEC beherrscht die gesamte Bandbreite der Kommunikationsmedien und -technologien, die für den reibungslosen und erfolgreichen Unternehmenseinsatz notwendig sind.

Machen Sie den ersten Schritt und lassen Sie sich beraten um Ihre Kommunikation zu verbessern. Wir stehen Ihnen mit klassischen aber auch unkonventionellen Lösungen zur Seite, damit Sie künftig noch effektiver kommunizieren können.